什么是会计电算化

什么是会计电算化？会计电算化是指以电子计算机为主、将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。具体而言，它是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。

 

一、会计电算化的产生

会计是以货币为主要计量单位，采用专门的方法，对企事业单位的经济资源与经济活动进行连续、系统、全面的核算和监督，并在此基础上对经济活动进行分析、预测、考核和评价的一种管理活动。会计的各项活动都体现为对数据和信息的某种作用，彼此构成一个有秩序的数据处理和信息生成的过程。在漫长的历史发展过程中，会计数据处理一直由“算盘为代表的手工工具来辅助，这种手工处理方式虽具有良好的适应性。但会计人员的劳动强度较高，业务处理速度较慢，工作效率较低。

随着社会经济的不断发展与科技的不断进步，会计的理论体系逐步完善，会计的方法也日益丰富。进入20世纪以来，随着市场需求的变化和生产经营的发展，社会各方对会计所提供的经济信息，不仅在需求数量上有了大幅度的增加，而且在时间上和质量上都有了更高的要求。会计在经济管理中的作用越来越受到重视，会计数据处理的工作量也越来越大，从客观上产生了改革会计手工处理形式的需要。

二、会计电算化的特点

(1)会计电算化以电子计算机取代人的非创造性脑力劳动，与机器取代人的倒力劳动如出一辙，其显而易见的特点就是，具有手工会计所望尘莫及的数据处理翊度和准确性，这是由计算机固有的特点所决定的。在程序的控制下，计算机可以刃不疲倦地以极高的速度对数据进行对人来说纯粹是枯燥无味的各种处理，如分类、汇总、计算、传递等，只要程序和原始数据正确，其结果必然精确无误，并且快速及时。

(2)会计电算化以先进的磁带、磁盘或光盘取代传统的纸张，作为信息的主要载体，特点是数据容量密度极高，大大减少了所占据的自然空间，保管、携带相对方便，数据的检索、传递异常快捷。对人来说，这些先进载体中的信息不如纸载信息直观，必须以计算机设备为媒介才能展现在眼前(输出到屏幕或打印机)；在保管上要采取一些特殊的措施(如防磁、防非法篡改等)；对传统的审计手段也要更新其技术方法，以适应这一先进的信息存储形式。以上两点是形式上的变化特点，下述特点是实质性变化。

(3)会计电算化基于工具的变革，与手工会计相比，人的工作侧重点及其工作程序均有较大变化。在手工条件下，人的主要精力放在记账凭证以后的分类、汇总、登账、核对、结账、计算、报表等周而复始的琐碎事务上。在这过程中，重复抄录数据和大量的简单加减计算浪费了大量的人力，同时也是产生错误的根源。实际上，整个会计核算过程从记账凭证生成之后，其处理流程基本上是固定的，记账凭证可看成是原始的会计数据记录。各账簿中的数据只不过是根据核算要求从凭证中整理汇集而成。在电算化的条件下，上述会计核算过程，从对记账凭证的处理直至会计报表生成的整个实质性过程均由计算机代劳，无须人的干预。会计人员的主要工作，一方面放在加强对原始单据和记账凭证的整理和审核上，保证其能够正确无误地输入计算机(在与其他电算系统共同运行的情况下，在完成一项经济业务的同时即能生成合格的凭证，通过磁盘或联网能直接传递，亦省却了人工)；另一方面将把主要精力放在对会计信息的分析、研究上，充分发挥会计人员的管理职能，利用计算机处理的结果，对生产进行有效的辅助调控、计划和决策，提高经济效益。会计人员从数据的奴隶变成数据的主宰者。

(4)会计电算化可以使会计循环程序统一，避免了各单位为了减少登录数据的工作量而各取所需的做法，从而使核算方法规范一致。会计循环程序是将经济业务通过会计凭证记到账簿，再汇总到会计报表的步骤。在手工条件下，会计循环程序有多种形式，其目的在于，不同单位可根据实际情况，采取那些既能够及时、准确地提供完整、系统的核算资料，又能提高工作效率的形式。“记账凭证核算形式循环程序”是最基本的一种，其总分类账是直接根据记账凭证登记的，能较为详细地反映经济业务的发生情况、账户的对应关系和经济业务的来龙去脉了。电算化一般采取这种形式，虽然其工作量较大。

(5)会计电算化的组织机构及对人员的素质要求和配备，有其自身的特点。新形势首先要求会计人员既要掌握会计业务知识，又要掌握电子计算机的使用知识；其次，在组织机构系统中是以会计事务的不同性质来划分和设置会计岗位，如工资、成本、材料、固定资产、销售等；在电算化系统，所有会计事务均由计算机程序实现，人员组织一般按照会计数据的不同形式或机器处理数据的不同阶段来划分，如凭证编制、数据录入、审核记账、数据输出、系统维护等，当会计电算化达到第二、第三层次时，还应将财务分析、决策计划纳入会计组织机构。