会计从业
　　第四节计算机替代手工记账的要求
　　财政部在印发《会计电算化工作规范》的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施”。
 
　　一、替代手工记账的任务和条件
　　(一)替代手工记账是会计电算化的目标之一
　　从广义上讲，替代手工记账(俗称甩账)是指将各种基础数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计核算软件对输入计算机的会计数据进行处理(计算、分类、汇总、转存等)，生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。替代手工账是会计核算电算化首先要达到的目标，主要完成设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等方面的会计核算任务，实现会计数据处理电子化。
　　替代手工账包括两个概念，即部分会计核算业务采用计算机替代手工记账和全面会计核算业务采用计算机替代手工记账。目前，大多数单位还不可能全面实现会计核算电算化，只能部分替代手工账，一般包括工资、账务处理、往来核算和会计报表等内容。
　　替代手工账这一过程的实现不仅是记账、算账、报账处理方式的改变，更主要的是提高了会计信息的及时|生、准确性和完整性，从而为会计信息的充分利用打下基础。
　　从狭义上讲，替代手工记账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。因此，替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的“起点”。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。由于会计电算化“初级阶段”的工作较多，本节主要从狭义上阐述替代手工记账的有关问题，包括脱离手工会计核算工作的过程和在这一工作中经常遇到的一些问题及其解决办法。
 
　　(二)替代手工记账的基本条件
　　为保证会计电算化后会计工作的质量，《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》都对计算机替代手工记账提出了应当具备的一个前提和三项基本条件，企事业单位在系统正式运行之前应该认真检查自己是否满足这些条件。其中，一个大前提是计算机与手工会计核算应该并行三个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠；其次，要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。三项基本条件如下。
　　1．配有适用的会计核算软件和相应的计算机硬件设备
　　会计核算软件取得方式有商品化通用会计核算软件、定点开发会计核算软件、通用会计核算软件与定点开发会计核算软件相结合。各单位可根据实际情况选择，并且可以先运行账务处理模块，并考虑今后与其他子系统的衔接。设备配置既要讲究成本效益原则，又要有一定的超前意识，满足会计核算的需要。其中，大型企事业单位开展会计电算化工作应有总体规划，并分步实施。
 
　　2．配备相应的会计电算化工作人员
　　建立起与会计电算化工作需要相适应的人员队伍，要求上机操作人员具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书。
　　目前，开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：
　　(1)财政部组织开展的会计人员后续教育，其中包括会计电算化培训。初级培训主要学习电子计算机硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理的一般方法，以及通用会计核算软件的使用方法。
　　(2)软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训。凡购买商品化会计核算软件的单位，软件公司一般会进行软件使用培训。这类培训的针对性较强，主要侧重于会计核算软件的基本操作。
　　(3)单位根据开展会计电算化工作的需要，自行组织会计电算化培训。通过统一组织培训来解决会计电算化实施中存在的关键问题，特别是多部门协作时出现的较为复杂的问题。这种培训可以弥补前两种培训的不足之处，有针对性地结合电算化岗位职责进行。
 
　　3．建立健全严格的内部管理制度
　　会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证系统的安全和正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应调整。会计电算化的内部管理制度主要包括岗位责任制、日常操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度以及会计数据与软件管理制度等。
 
　　二、如何替代手工账
　　替代手工账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要的阶段。在具体实施之前，单位要作出总体实施方案，包括整理手工会计业务数据，确定会计核算方法和数据处理过程，建立会计科目编码体系，设置各种会计凭证、账簿、报表的格式和项目，会计核算软件的初始化，以及在试运行阶段人工与计算机数据进行对比分析等工作。
　　(一)整理手工会计业务数据
　　按规范要求做好会计数据输入前的准备，这是一项非常重要的工作。只有当所有最原始的数据都正确的时候，我们才能保证将来结果的准确性。这些前期准备工作包括整理各项基础会计业务数据、清理往来账户和银行账户等；必要时，还应与单位其他部门进行协调，在存货管理、销售、采购管理等方面取得有关部门的配合。
　　(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。在将基础数据移人计算机之前，需对会计数据按会计核算软件的要求进行整理和分类。
　　(2)整理各账户余额。如果是在年初建账，只需整理各账户的期初余额；如果是在年中某月建账，须整理出以前各月各账户的发生额。
　　(3)清理往来账户和银行账户。由于会计核算软件所提供的对往来账户的管理方式与手工方式有所不同，在把往来账移到计算机内之前，必须预先确定往来账的管理方式，并选择相应的会计核算软件。目前，我国的往来账存在大量呆账、坏账，所以，应当在将其移入计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同样，银行账一般均有未达账项，在采用电算化方式之前，应及时核对银行账，对于没及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。
 
　　(二)建立会计账户体系并确定编码
　　会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：
　　(1)符合财政部和有关管理部门的规定。
　　(2)满足本单位会计核算与管理的要求。
　　(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，
　　必须设立相应的科目。
　　(4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
　　(5)要保持科目的相对稳定性。
　　(6)要考虑与子系统的衔接。凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
　　为便于反映会计科目间的上下级关系，便于计算机系统识别和处理，减少输入工作量、提高输入速度，促进会计核算的规范化和标准化，需对会计科目进行编码。会计科目编码设计的合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，要选择与现有管理水平和需要相适应的编码系统。
　　编码时，一级会计科目编码按财政部规定(三位编码，新会计制度规定为四位编码)的编码方案执行；明细科目编码按照单位核算需要根据具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案，即“本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码”。
　
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