外贸企业出口退税申报后备案需要外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；出口货物明细单、出口货物装货单、出口货物运输单据等等
出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。
 
出口货物退（免）税有关单证备案明细：
（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；
（二）出口货物明细单（我们使用的是自己做的INVOICE）；
（三）出口货物装货单（也是报关的时候一起做的PACKING LIST）；
（四）出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。
（一般走船运的话就是提单和场站收据；空运的就上海航空运单）
备案方式：
1、由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》
2、由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。
所有备案资料在做备案时自己必须进行逐项核对，以防止将来在税务机关检查时查出问题，那样就比较麻烦的，估计到时候还得出啥情况说明等等的。。。
外贸企业出口退税申报系统具体操作流程
一，核销和退税申报所需资料：
收汇核销所需资料：
1，核销单
2，报关单（出口收汇专用联），前提已以电子口岸交单
3，银行结汇水单
4，出口收汇核销表（一式两份）
退税申报所需资料：
1，核销单（退税专用联，已核销过）
2，报关单（退税专用联），前提是在电子口岸下的出口退税子栏目下已交单
3，进项发票（已认证）
4，出口发票（有些地方不用附此单证）
以上四种资料把报关单顺序，外加封皮封底装订
另外所需三表一盘：
1，出口退税汇总表（一份）
2，出口退税出口明细表（三份）
3，出口退税进货明细表（三份）
4，转为正式申报后生成的资料导入U盘
二，出口的大概流程
1，申领核销单
2，核销单网上进行口岸备案，做报关资料（箱单，发票，报关委托书，一般贸易的报关单，核销单等给货代，以便报关）
3，拖箱，工厂装柜（在这里要特提一点，大多数的是FOB成交价，客户指定货代，一般情况允许的情况下，尽量不要用指定货代来拖柜，他们的费用高的吓死人，你可以自行拖柜）
4，起运
5，在中间的这一段时间内，为了退税能及进行，可以让工厂及时开票，认证，催汇，催单等操作
6，单证退回后，先进行核销单和报关单电子口岸交单工作（也可以不等退回，先行操作，企业可自行选择）
7，核销
8，退税
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