冲账[strike a balance]是把以前错误的记录,用红字,相同的做一次,红字表示减少,正负抵消了,这样就“冲账”了,也可以把原来的分录,用相反的方向做一次,也是“冲账”的作用。
“冲账”是会计人员口语化的一种表述,有几层意思:
1)错账纠正。如果会计处理错了,可以用红字更正法纠正,就是用红字登记一笔与错账相同的分录。
2)对冲。两个有业务往来的单位,之间有相互欠款,例如,甲单位应收乙单位A货款,而乙单位又恰巧应收甲单位B货款,经两个单位同意,可以应付应收互相抵消,也叫对冲,这样两个单位的欠款都核销了。
3)核销。把某项费用或收入冲平,使账户余额为0。例如,年末,待处理财产损益科目有余额,应暂按规定处理,批准后如果结果不同再调整,这时,就要做一笔分录,借:营业外支出贷:待处理财产损益,把待处理财产损益账户冲平(归零)。
4)取消。原来的记账时临时性处理,待发票或其他记账依据收到时,再把原临时性处理取消,重新登记一遍。比较典型的是原材料暂估入账。
冲账方法
红字冲账法,又称红字更正法,是指用红字冲销或冲减原有的错误记录,以更正或调整记账错误的方法。红字冲账法按照其冲销错账的程序不同,可分为全额冲账法和差额冲账法两种。
全额冲账法是指将错账全部用红字冲销,再编制正确的记账凭证以更正错账的方法。记账以后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目有错误时,应采用全额冲账法更正。
差额冲账法是指将多记金额予以冲减的更正方法。记账以后发现记账凭证中的应借、应贷的会计科目并无错误,仅仅是所记金额大于应记金额,应采用差额冲账法。
而使用红字墨水,只有在错账更正,冲账,或者登记减少项目时候可以使用。
在ERP中,冲账操作主要是做借贷平衡,现金、发票之类结案,并且抛入总账!
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