第五节   会计摘要的写作要求
　　摘要写作总的要求是：意义完备，字数简洁，字迹端正。也就是说，应该简要的内容不能漏掉，可有可无的文字一概不写，摘要的书写要注意形式美。
　　为了达到这个总目标（总要求），每一个会计人员在具体书写摘要时，应当注意以下几个方面。
　　一、详略得当
　　虽说摘要的要求是简单、扼要，但该详细的要详细，该简略的要简略，既要避免文字过于冗长，也不能一味追求简化而辞不达意，要善于掌握适当的分寸。从经济业务发生的频率来看，一般的讲，平时经常发生的比较固定的或单一的经济业务，可以简略一些；对于不是经常发生的、特殊性的、临时性的、有问题的或者内容比较复杂的经济业务，就应该摘录的详细一些。从记账凭证反映经济业务的要求来看，收款凭证、付款凭证因为经济业务的“收”、“付”性质比较直截了当，可以写的简略些；转账凭证因为涉及的经济业务往往比较复杂,为了说明清楚,便于看帐、查账，可以写得详细些。从账簿上反映会计科目(项目)的明细程度来看，一般的讲，明细账上有具体明细科目写明或有数量、单位等项目注明的，摘要时为了避免重复，就可以省略些或写的简略一些等等。总之，所谓摘要的详略得当，就是要求摘要既要简明扼要，又要能说明问题。它不仅要确切地反映出当时经济活动的情况，还要为日后的检查、分析提供可靠的依据。
　　二、用字精练
　　摘要是摘录要点的意思，因此其用字必须确切、精炼，要考虑如何使用恰当的文字简洁而明了的表达要点。切忌摘不及要，文无中心。围绕内容中心，扣住内容要点，是书写摘要达到用字精练要求的核心所在。书写摘要时在不妨碍内容和准确表意的前提下，应注意以下几个问题：
　　1、避免使用不必要的虚词，如连词、语气词、叹词等；2、避免重复出现会计科目；
　　3、避免重复书写金额；
　　4、不要使用生造词语、生造字；
　　5、不要使用任何杜撰的简体字；
　　6、尽量少用或不用标点符号；等等。
　　用字精练就是如鲁迅先生所说的：“竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”应该删去哪些字句呢？
　　1、与内容无关的字句应当删去；
　　2、字句重复或累赘的应当删去；
　　3、不合语言规范的字句应当删去；
　　4、客话、套话应当删去；
　　5、已经在会计科目、金额或附件中交代得非常清楚的，在摘要中重复出现的语句应当删去；6、其他应当删去的地方。
　　三、含义清楚
　　摘要不但文字使用要精练，对于语句更要考虑如何言简意赅，含义明确，尽量避免使用模棱两可的词句。要以通俗易懂的词句来摘其要点，清楚地说明经济业务的基本情况。如果使用含义不清的词句，不仅不能说明问题，失去摘要的意义,还会产生歧义,给理解带来困难，造成不必要的麻烦。为此，在书写摘要的时候，我们也应当防止“字删而意阙”、“词少而令人费解”的情况。
　　四、用好术语
　　会计术语也同其他学科的术语一样， 是人们长期以来根据工作实践经验进行的科学的总结和概括，是“约定俗成”的。正确使用会计术语，能简明扼要的说明问题，提高简要的书写水平，做到少而精。
　　在会计术语中，不少术语之间仅个别字不同，其含义和应用范围就完全两样。财务人员在书写摘要时，除了不写错别字和生造词语之外，还要搞清楚会计术语的意义，然后再结合具体的经纪业务内容，加以正确的使用。
　　比方说，会计业务上的解交事项，用会计术语表示，就有预交、上交、补交、欠交、清交之分。
　　预交：指企事业单位在还没有实现某种预期的收益前，预先解交给国家财政或上级机关有关款项的经纪业务。
　　上交：指根据规定企事业单位应当交给国家财政或上级机关的有关款项的经纪业务。
　　补交：指由于某种原因，企事业单位在以前会计月度（季度或年度）没有足额上交、而在本期补充上交的的有关款项的经济业务。
　　欠交：指由于种种原因，企事业单位在本期无法解交应交的款项给国家财政或上级机关而引起的一种债务的经济业务。
　　清交：指全部交清有关款项。
　　以上5种会计术语 ，虽然反映的是企事业单位中有关解交款项的经纪业务，但其含义和用途是有明显区别的。预交的重点在一个“预”字，上交的重点在一个“交”字，补交的重点在一个“补”字，欠交的重点在一个“欠”字，而清交的重点在一个“清”字。财会人员对于会计术语,首先应当了解它、熟悉它,才有可能掌握它使用它。一旦遇到吃不透的会计术语,不能生搬硬套,而应当勤查词典,学会以后再使用。
　　下面再举20个常用会计术语，作点说明，仅供书写摘要时参考使用。
　　1、结转：期末结账时，将某一账户的金额或差额转入另一账户。例如,月终讲“制造费用”、“管理费用”等账户余额转入“生产成本”账户；将主营业务收入减去主营业务成本和税金等的差额转入“本年利润”账户等。在实际工作中，当账户登记满一页时，将发生额合计数和余额转入下页，以及年终旧账余额转入新账也叫结转。
　　2、转账：复式记账中对不涉用现金和银行存款收付的经济业务的有关账户所做的相互联系的处理和登记。例如，生产耗用原材料时， “生产成本”和“原材料”账户之间就该转账,其转账的数字也是相同的。又如,管理人员出差备用金报销时,由于出差人员由预借款项,要做“管理费用”和“其他应收款”的转账记录。
　　3、冲转：即“转销”，是指将一个数额从一个账户转入另一个账户，以减少账户的余额。例如，年末时，应将“本年利润”账户的期末余额转入“利润分配”账户，以减少这两个账户的余额。
　　4、冲销：即“冲账”，是指对有关账户原记发生额做全部的冲减。主要是用来更正原来记录的错误分录或订正按暂估价格所做的分录。冲销的金额一般是采用红墨水书写金额的。例如，由于工作疏忽，记账凭证误填科目，并已记账，此时就要用红字填制一张金额相同的记账凭证将原来错误凭证予以冲销。
　　5、核销：某项经济业务经上级有关部门或领导审核后予以清账。  它与冲销是有区别的。例如，企业发生若干笔坏账损失，经财政等有关部门审核后同意核销。这一笔经济引起“管理费用”账户的增加和“待处理财产损失”账户的减少，“待处理财产损失”账户中的坏账损失经核销后余额为零。
　　6、概算：政府、机关和企事业单位拟编下年度预算的估计数字。
　　7、预算：经一定程序核定的政府、机关和企事业单位的年度收支预计，如国家预算、地方预算，或成本预算、利润预算等。
　　8、结算：因商品交易和劳动供应等发生的往来款项的清算。结果又分为现金结算和非现金结算。非现金结算又叫做转账结算或划拨结算，即各单位之间发生款项往来，不是用现金结算，而是通过银行转账来结算。
　　9、决算：有两种解释：从狭义上讲，基本建设工程竣工后的报告，人们习惯上称之为决算；从广义上讲,决算是指企业、机关、事业单位和其他经济组织年度终了时所办理结账和编制财务会计报告等工作的总称，叫做“决算工作”。为决算事宜而编制的会计分录叫做“决算分录”，俗称“关门分录”。
　　10、退票：有两种解释：从狭义上讲，本单位开具的银行结算凭证不符合规定被银行退回，叫做退票，如由于票面金额大、小写数额不符或票面金额大于银行存款金额（开“空头支票”）而被退回等；从广义上讲，退票也包括本单位开出的各种会计凭证的退回，统称为退票。
　　11、拒付：采用托收承付结算方式时，购货单位因供货单位发来的商品不符合合同（或协议）规定，而拒绝承认付款，又分为全部拒付和部分拒付。
　　12、清偿：全部偿还有关债务。
　　13、清还：清理归还。
　　14、清除：扫除净尽，全部去掉。
　　15、清理：彻底整理或处理，如清理账目、固定资产清理报废。
　　16、清查：彻底检查，如清查仓库、财产物资清查盘点。
　　17、清册：详细登记有关项目的册子，如材料清册、低值易耗品清册、固定资产清册。
　　18、清单：详细登记有关会计事项（项目）的单子，如物资清单、固定资产交接清单。
　　19、清账：结清账目（动词），如清账一遍，又指经过整理的详细账目（名词），如开列清账。
　　20、清算：彻底的计算，如清算账目。
　　在摘要中，我们还可以采用一些代用符号或缩写用语，使摘要能够书写简便，提高效率。如：
　　1、发票、支票、收据等符号顺序可用“NO”“#”表示，如支票第00036张可以写作“No.0036”或“#0036”。
　　2、发票、支票、收据等财务会计上的专用名词在不与其他名词混淆的情况下可用一个字的缩略语代替，即写作“发”、“支”、“收”等。
　　3、单价可用“@”表示，如单价56元可写作“@56元”。
　　4、“吨”、“千克”等计量单位也可以用“T”、“Kg”等代替。如500千克可以写作“500Kg”。
　　5、企业单位名称在不影响表达和正确理解的前提下，可采用缩略语，如“上海第十二服装厂”可缩写为“上服十二厂”，“上海柴油机有限责任公司”可缩写为“上柴公司”。（注：在发票、支票、收据等对外的重要会计凭证上，单位名称应当用全称，不应采用缩略语。）现将常用符号附表如下（见图表6-15），请参考使用。
 
　　图表6-15                常用符号简表
符号名称符号名称
NO.号码¥人民币元
#号码US $美元
@单价G克
∑综合Kg千克
+ —加减（正负）T吨
=等于m²平方米
> 大于Cr贷、贷记
< 小于Dr借、借记
%百分比（百分之一）m³立方米
‰千分比（千分之一）ф直径
　万分比（万分之一）R半径
　　五、用好数字
　　（一）准确
　　数字之所以具有科学性和说服力，首先在于它的准确性。
　　数字有基数、序数、分数、倍数、确数、概数等区别，说明时不能混淆。如以“二”和“两”为例，这两个数字在意义上几乎没有什么大的差别，可是在用法上有不同。序数、小数、分数只能用“二”，不能用“两”，如“第二”、“二分之一”、“零点二”，不能写成“第两”、“两分之一”、“零点两”;概数和一位数的基数只能用“两”,不能用“二”，如“过两天”，意思是“过几天”，不能写成“过二天”，“两种产品”、“两个厂”、“两条道路”，也不能写成“ 二种产品”、“二个厂”、“二条道路”。由此可见，“两”是基数（表示事物的多少）， “二”不但是基数，而且是序数（用来指明事物的顺序）。当然，在表示度量衡单位的量词前边，可以用“两”，也可以用“二”，如“两尺布”也可以说成“二尺布”，“两斤鸡蛋”也可以说成“二斤鸡蛋”。但是，“二两油”不能说成“两两油”，这是例外。大小单位连续使用的时候，最小的单位前边用“二”，不能用“两”，如“（两）丈二尺”不能说成“二(两)丈两尺”，“二(两)亩二分”不能说成“二(两)亩两分”。
　　会计的一个最显著的特点就是特别注重数字的正确性和科学性。这是因为表述经济业务的活动情况和经济实质，往往是靠正确的数字来说话的,靠正确的数字及其用语来阐明经济问题的。因此,会计上的摘要,不仅要求用语要概念明确、符合逻辑、表达清楚,还要求每一个数字，不管是绝对数、相对数、平均数，都要准确无误。用好数字在摘要的书写中是有其特殊的意义的。
　　当然,摘要中的数字的运用只宜精,不宜多,能不用则尽量不用。这是因为在金额栏中已经有个数字，简单的重复是没有必要的。摘要中的数字运用只应该在有必要补充说明或重复说明经济业发生的量的时候才出现。要出现数字，就必须运用好。
　　说明经济业务额的变化,主要是用数字来说明其增加(上升)或减少(下降)。增加时要把除原数外的“增加数”和增加后的“和数”表达准确,减少时要把除原数外的“减少数”和减少后的“差数”表达准确。如“增加、提高、上升、增长、扩大”等词，后面带“道、至、为”字，是用来说明加上“增加数”后的“和数”,语法上把这叫做“连身数”。带“了”或不带“了”字,是用来说明除原数外的“增加数”,语法上把这叫做“离身数”。数量的减少也和数量的增加一样，“减少、下降、降低、缩小”等词语后面带“道、至、为”只是用来说明原数减去“减少数”后的差额，带“了”或不带任何字的是用来说明后面数字是减少数。还要注意,说明减少时,不能用“降低X倍”或“减少X倍”的提法,只能用“降低”或“减少”百分之几。因为减少一倍意味着一减去一等于零,如果“减少（或降低）X倍”，那就不可理解了。
　　此外,摘要中出现一系列相互关联的数字时，应检查它们前后有无相互矛盾或可疑之处；说明中运用自己推算出来的数字，应仔细检查推算过程，使数字准确无误。
　　（二）清楚
　　在摘要中引用数字本来想补文字表达之不足，把经济业务的量表达的更加清楚明白。但如果引用过多，也会走向反面。要使数字在摘要中表达的效果好，应选择能反映经济业务本质的数字，使人一目了然。至于技术性很强的数字，如无损于经济业务主要内容的阐明，*4不用。因为数字一多，反而不能突出主要的数字，容易使人感到眼花缭乱，不符合摘要应摘录其要点的原则。
　　在摘要中所用数字的词语概念要清楚，切不可模棱两可，含糊不清。这是因为经纪业务的本身是清楚明白，确切无误的，作为反映经济业务内容的摘要也应概念清楚，表述明白。比方说，会计摘要的数字一般不容许和“不足、不满、不够、不到、小于、少于、大于、多于、超过”等词连接，因为这些词语都不是表示“确数”的概念，而是表示“概数”的意思。
　　在数字使用时，还应注意与量词搭配得当。量词中大部分是用来计量事物的，什么事物该用什么量词，有一定的选择范围，不能乱用。比如，“一支毛笔”、“一本书”，“支”与“本”不能混用；“五尺长”、“五斤重”，“尺”和“斤”不能互换。
　　六、注意书写的整洁美
　　作为一名出色的财会人员，不仅要能算会管，还要能写会认。在书写摘要时，对于文字和数目字应该按照一定的要求正确的书写，注意摘要书写的整洁美。整洁美的具体要求是：正确、清晰、流利、匀称。
　　（一）正确
　　文字书写正确是指不写错字、别（白）字和怪体字，不写杜撰的简体字。做到字迹端正、笔划清楚、书写流畅、排列整齐。
　　由于思想上的不重视，财会人员对于摘要中的常用字（词），往往不能正确区分，以致写错。
　　例如：副、付、附不分。“副”是指次要的、附带的、辅助的。如副本、副食品、副产品等。用于量词，往往是指一对或一套，如一副碗筷、一副对联。在会计摘要中，“副产品”、“副业收入”的“副”不可以写作“付”或“附”。“附”是指随带、附带、依附、靠近，如附件、附录、附属、附加费、附加工资，此意不能写作“副”或“付”。  副、付、附三个字都是同音字，都读fu，但意义不同，用法不同，书写时应注意不要写别字。
　　又如：管、菅、营不分，书写时把“管理”写成“菅理”，把“经营”写成“经菅”等。其实，管是竹字头，菅、营都是草字头，管、菅上异下同，菅、营上同下异。书写时应仔细辨认，切不可马马虎虎，草草了事。
　　再如：在有些会计账簿中，常常看到把“管理费用”的费字写成“弗”，把“废品损失”写成“弗品损失”。“ 弗”是一个杜撰的简体字，不应采用。 有人把“废品”写成“@品”， 这是个错字。 会计人员在书写摘要时应当注意汉字的规范化，防止和纠正各种错别字。
　　数字的书写也应该注意规范化，尤其是常用的大写数目字，其正确的书写应该是：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、千、万、亿等。实际书写时往往把“贰”写“@”，把“柒”写成“@”，把“零”写成“另”，这都是错别字，应当予以纠正。
　　阿拉伯数字的书写要符合规范化的要求，做到斜、圆、齐。斜是指书写要有一定的斜度。圆是指书写出来的数字要圆润、浑圆。齐是指书写出来的数字要整齐洁净。按照这样的要求去书写的摘要，就会给人一种与艺术之美的感觉。
　　（二）清晰
　　财会人员在填制会计凭证、登记账簿和编制会计报表时，书写文字和阿拉伯数目字要注意字体大小适宜，上下保持行距。每个文字和阿拉伯数字在凭证、账簿和报表横格中的大小，一般以*5不超过2/3、最小不低于1/2为宜。因为字体过大，不仅容易造成上下行距紧密，形成文字或阿拉伯数目字相连接，影响清晰程度；同时，在发生文字或数字记载或计算错误时，也没有空隙余地可以进行更正。相反，如果文字或数字写得过小，在辨认时也会出现看不清的缺点。每个数字除7和9可以超出横格底线外，其余都要紧贴横格底线，不宜悬在横格中间。总之，字体大小要与横格大小保持一定的比例，否则就有损于字形的清晰和整齐表现。
　　（三）流利
　　流利是指书写的熟练和流畅，而不是草率和潦草。有的单位每天都有成百上千笔业务发生，有成百上千笔账目要书写摘要后填制在记账凭证、账簿和有关表格上。为了提高工作效率，过分苛求书写的工整是行不通的，但要求财会人员书写流利、字迹清楚确实是记账的一项基本功。
　　（四）匀称
　　匀称是指要求所写文字和数目字各部分结构搭配适当，掌握好字的重心。字的大小必须匀称，不能忽大忽小。各个字之间不能差距过大，而且在整个记账凭证上、在整个账簿的账页上，字距与行距都要保持基本相同，前后协调。
　　摘要必须用蓝黑墨水书写，不能使用铅笔，也不能使用红笔书写。
　　如果摘要书写过程中发生错误，可采用划线更正的方法，即在错误的文字或数字上划上一条横线，表示注销，并在红线尾部盖上记账人员的小型名字章，然后在其上方仍用蓝字写上更正的文字或数字。应注意数字有错误时，不许整个划销，不得只划销其中个别数目字。摘要书写错误是严禁刀刮、皮擦、挖补、涂改或用化学药剂退色的。
　　总之，摘要书写的整洁美，是会计摘要的艺术形式，是每一个会计人员尤其是记账人员应当努力掌握的技能技巧之一。

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